Panduan Pengguna - HealthCare Pro

📖 Pendahuluan

Selamat datang di HealthCare Pro - sistem manajemen klinik berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional klinik Anda.

🏥

Manajemen Pasien

Data pasien terorganisir dan aman

📋

Rekam Medis

EMR lengkap dan mudah diakses

📅

Janji Temu

Penjadwalan otomatis

💳

Penagihan

Sistem billing terintegrasi

💊

Farmasi

Manajemen stok obat

📊

Laporan

Analitik real-time

✅ Manfaat Utama

Hemat waktu admin hingga 60%
Tingkatkan pendapatan 30-40% dengan efisiensi operasional
Kurangi kesalahan medis dengan sistem terintegrasi
Akses dari mana saja, kapan saja

🚀 Memulai

Login ke Sistem

Buka browser dan akses URL sistem yang diberikan administrator
Masukkan Username atau Email Anda
Masukkan Password Anda
Klik tombol Masuk

💡 Tips Login

Jika lupa password, klik link "Lupa Password" atau hubungi administrator untuk reset password.

Navigasi Menu

Setelah login berhasil, Anda akan melihat menu navigasi di sisi kiri dengan pilihan sesuai role Anda:

Dashboard - Ringkasan informasi penting
Pasien - Data pasien klinik
Janji Temu - Penjadwalan appointment
Rekam Medis - Electronic Medical Records
Penagihan - Billing dan pembayaran
Farmasi - Manajemen obat dan stok
Laporan - Analitik dan reporting
Pengaturan - Konfigurasi sistem
Pengguna - Manajemen user (admin only)

📊 Dashboard

Dashboard adalah halaman utama yang menampilkan ringkasan informasi penting untuk memantau aktivitas klinik secara real-time.

Widget Dashboard

📈 Statistik Harian

Jumlah pasien hari ini
Janji temu terjadwal
Total pendapatan hari ini
Pasien dalam antrian

📉 Grafik Kunjungan

Tren kunjungan pasien mingguan/bulanan
Perbandingan dengan periode sebelumnya
Peak hours dan hari tersibuk

Aksi Cepat

Tombol aksi cepat untuk mempercepat workflow:

+ Pasien Baru - Tambah pasien baru
+ Janji Temu - Buat appointment
+ Kunjungan - Catat kunjungan walk-in

👤 Panduan untuk Admin / Pemilik Klinik

Sebagai Admin atau Pemilik Klinik, Anda memiliki akses penuh ke semua fitur sistem untuk mengelola operasional klinik.

✨ Role Admin mencakup:

Manajemen data pasien lengkap
Manajemen pengguna dan role
Konfigurasi sistem dan pengaturan
Akses semua laporan dan analitik
Integrasi dengan BPJS dan SATUSEHAT

Manajemen Pasien

Menambah Pasien Baru

Klik menu Pasien di sidebar
Klik tombol + Tambah Pasien Baru
Isi formulir dengan data pasien:
- Nama Lengkap (wajib)
- NIK (wajib, 16 digit)
- Tanggal Lahir (wajib)
- Jenis Kelamin (L/P)
- Nomor Telepon (wajib)
- Email, Alamat, Golongan Darah (opsional)
Klik tombol Simpan

💡 Tips Input Data Pasien

Pastikan NIK valid dan unik (16 digit)
Format nomor telepon: 081234567890 (tanpa spasi atau tanda hubung)
Isi data lengkap untuk integrasi BPJS/SATUSEHAT
Jika ada kesalahan input, data form akan tetap tersimpan

Melihat & Mengedit Data Pasien

Klik nama pasien atau tombol Detail
Halaman detail menampilkan 3 tab:
- Data Pasien - Informasi identitas lengkap
- Riwayat Kunjungan - Semua kunjungan dengan ringkasan medis
- Dokumen - File dan dokumen terkait
Untuk edit, klik tombol Edit
Ubah data yang diperlukan
Klik Simpan Perubahan

Menghapus Pasien

⚠️ Perhatian!

Penghapusan pasien bersifat permanen. Sistem akan mencegah penghapusan jika pasien memiliki riwayat kunjungan/rekam medis.

Buka halaman detail pasien
Klik tombol Hapus Pasien
Sistem akan menampilkan peringatan:
- Jika ada riwayat: Penghapusan dibatalkan otomatis
- Jika tidak ada riwayat: Konfirmasi diperlukan
Klik Ya, Hapus untuk konfirmasi final

Manajemen Pengguna

Menambah Pengguna Baru

Klik menu Pengguna
Klik + Tambah Pengguna
Isi data pengguna:
- Nama Lengkap
- Email (untuk login)
- Username (opsional)
- Password (minimal 8 karakter)
- Role (pilih sesuai tugas)
Klik Simpan

Role & Permission

Role	Deskripsi	Akses Utama
Admin	Manajemen klinik	Akses penuh semua fitur
Doctor	Dokter praktik	EMR, Pasien (view), Appointment
Nurse	Perawat	Pasien, Appointment, Vital Signs
Cashier	Kasir	Billing, Payment, Pasien (view)
Pharmacist	Apoteker	Farmasi, Stok, Resep

Pengaturan Sistem

Profil Klinik

Konfigurasi informasi klinik yang akan muncul di semua dokumen cetak:

Nama Klinik
Logo (max 2MB, format: JPG, PNG)
Alamat Lengkap
Nomor Telepon & Email
Nomor Izin Praktik
Jam Operasional

Tarif Layanan

Atur tarif untuk berbagai jenis layanan:

Konsultasi Umum
Konsultasi Spesialis
Tindakan Medis
Biaya Admin & Pendaftaran

💡 Tips Pengaturan

Tarif bisa diatur per dokter (individual) atau global untuk semua dokter. Perubahan tarif tidak mempengaruhi tagihan yang sudah dibuat.

👨‍⚕️ Panduan untuk Dokter

Sebagai Dokter, fokus utama Anda adalah pada pemeriksaan pasien dan pencatatan rekam medis elektronik.

Rekam Medis Elektronik (EMR)

Membuat Kunjungan Baru

Dari menu Rekam Medis, klik + Kunjungan Baru
atau dari halaman detail pasien, klik + Tambah Kunjungan
Pilih pasien dari dropdown
Sistem otomatis assign dokter (Anda)
Klik Buat Kunjungan

Mengisi Data Pemeriksaan

Halaman rekam medis memiliki 3 tab. Fokus dokter ada di Tab 2: Pemeriksaan

Tab 1: Data Pasien

▼

Menampilkan informasi pasien untuk referensi:

Identitas lengkap pasien
Riwayat alergi (ditampilkan dengan highlight merah)
Riwayat penyakit sebelumnya
Ringkasan 5 kunjungan terakhir

Tab 2: Pemeriksaan ⭐ (Tab Utama)

▼

Vital Signs (Tanda-tanda Vital):

Tekanan Darah Sistolik/Diastolik (mmHg)
Denyut Nadi (bpm)
Suhu Tubuh (°C)
Tinggi & Berat Badan
Saturasi Oksigen (%)

Anamnesis:

Keluhan Utama - Chief complaint dari pasien
Riwayat Penyakit Sekarang - Detail keluhan
Riwayat Penyakit Dahulu - Medical history
Riwayat Keluarga - Family history

Pemeriksaan Fisik:

Status Generalis
Pemeriksaan Sistematis (Kepala-Leher, Thorax, Abdomen, Ekstremitas)

Diagnosis & Terapi:

Diagnosis Kerja - Primary diagnosis (bisa dengan kode ICD-10)
Diagnosis Banding - Differential diagnosis
Tindakan - Prosedur yang dilakukan
Edukasi - Patient education
Rencana Tindak Lanjut - Follow-up plan

✅ Simpan Data

Klik tombol Simpan Perubahan untuk menyimpan semua data pemeriksaan.

Tab 3: Resep & Tindakan

▼

Tab khusus untuk menambahkan obat dan tindakan medis. Lihat panduan lengkap di bagian Resep & Tindakan.

Resep & Tindakan

Menambah Obat (Resep)

Pindah ke Tab 3: Resep & Tindakan
Di bagian "Resep/Obat", ketik nama obat di kolom pencarian
Sistem akan menampilkan saran obat yang tersedia secara real-time
Klik obat yang diinginkan dari dropdown
Isi detail obat:
- Jumlah - Kuantitas obat (contoh: 10)
- Aturan Pakai - Contoh: "3x1 sehari sesudah makan"
- Harga - Otomatis terisi dari database (bisa diubah)
Klik Tambah Obat
Obat akan muncul di daftar "Obat yang Dipilih"

Menambah Tindakan Medis

Di bagian "Tindakan", ketik nama tindakan di kolom pencarian
Sistem akan menampilkan saran tindakan secara real-time
Klik tindakan yang diinginkan
Isi detail:
- Jumlah - Kuantitas tindakan
- Harga - Otomatis terisi (bisa diubah)
Klik Tambah Tindakan

✨ Fitur User-Friendly

Setelah menambah obat/tindakan, Anda tetap di Tab Resep & Tindakan
Total biaya dihitung otomatis real-time
Data langsung tersimpan tanpa perlu klik tombol simpan
Bisa tambah multiple obat dan tindakan sekaligus

Melihat Riwayat Medis Pasien

Untuk melihat riwayat lengkap sebelum pemeriksaan:

Dari halaman detail pasien, klik tab Riwayat Kunjungan
Setiap kartu kunjungan menampilkan:
- 📅 Tanggal & waktu kunjungan
- 👨‍⚕️ Dokter yang menangani
- ❤️ Vital signs lengkap
- 🩺 Diagnosis
- 💊 Jumlah obat yang diresepkan
- ⚕️ Jumlah tindakan
- 💰 Total biaya
Klik Lihat Detail untuk melihat rekam medis lengkap

Cetak Resep

Dari halaman detail encounter, klik tombol Cetak Resep
Preview resep akan ditampilkan dengan:
- Header klinik (logo & alamat)
- Data pasien
- Daftar obat dengan signa
- Tempat tanda tangan dokter
Klik Print atau Download PDF

👩‍⚕️ Panduan untuk Perawat

Sebagai Perawat, tugas utama Anda adalah mengelola janji temu, registrasi pasien, dan input vital signs.

Manajemen Janji Temu

Membuat Janji Temu

Klik menu Janji Temu
Klik tombol + Tambah Janji Temu
Isi formulir:
- Pasien - Pilih dari dropdown atau tambah baru
- Dokter - Pilih dokter yang tersedia
- Tanggal & Waktu - Pilih slot yang available
- Jenis Layanan - Konsultasi, Pemeriksaan, Tindakan
- Catatan - Keluhan utama (opsional)
Klik Simpan

Update Status Appointment

Status yang bisa diubah:

🟡 Pending - Menunggu konfirmasi
🟢 Confirmed - Sudah dikonfirmasi
🔵 In Progress - Sedang berlangsung
✅ Completed - Selesai
❌ Cancelled - Dibatalkan
⚠️ No Show - Pasien tidak datang

💡 Tips Manajemen Appointment

Gunakan view kalender untuk melihat jadwal harian/mingguan. Konfirmasi appointment 1 hari sebelumnya untuk mengurangi no-show.

Input Vital Signs

Cara Input Vital Signs

Buka encounter/kunjungan pasien
Di Tab 2: Pemeriksaan, scroll ke bagian "Vital Signs"
Isi data hasil pengukuran:
- Tekanan Darah (Sistolik/Diastolik)
- Denyut Nadi
- Suhu Tubuh
- Tinggi Badan
- Berat Badan
- Saturasi Oksigen (jika ada pulse oximeter)
Klik Simpan Perubahan

⚠️ Perhatian!

Pastikan data vital signs akurat. Data ini penting untuk diagnosis dokter dan akan tercatat di SATUSEHAT.

Registrasi Pasien Walk-In

Untuk pasien yang datang tanpa appointment:

Cek apakah pasien sudah terdaftar di sistem
Jika belum, klik + Pasien Baru dan isi data lengkap
Jika sudah, langsung buat kunjungan dari halaman detail pasien
Input vital signs
Informasikan ke dokter bahwa pasien siap diperiksa

💊 Panduan untuk Farmasi / Apoteker

Sebagai Apoteker, Anda bertanggung jawab atas manajemen stok obat dan penyiapan resep.

Manajemen Stok Obat

Menambah Master Data Obat

Klik menu Farmasi > Master Obat
Klik + Tambah Obat
Isi informasi obat:
- Nama Obat - Nama generik atau brand
- Kategori - Antibiotik, Analgesik, dll
- Satuan - Tablet, Kapsul, Sirup, dll
- Harga Beli
- Harga Jual
- Stok Awal
- Stok Minimum - Untuk alert
- Tanggal Kadaluarsa
Klik Simpan

Monitoring Stok

Tab Stok Obat menampilkan:

Nama obat & kategori
Stok tersedia
Harga jual
Status:
- 🟢 Available - Stok aman
- 🟡 Low Stock - Mendekati stok minimum
- 🔴 Out of Stock - Stok habis
- ⚠️ Expired Soon - Kadaluarsa < 30 hari

⚠️ Alert Otomatis

Sistem akan mengirim notifikasi jika:

Stok obat di bawah batas minimum
Ada obat yang akan kadaluarsa dalam 30 hari
Ada obat yang sudah kadaluarsa

Stok Opname

Melakukan Stok Opname

Klik tab Stok Opname
Klik Mulai Opname Baru
Sistem menampilkan semua obat dengan stok sistem
Hitung stok fisik di gudang/apotek
Input Stok Fisik hasil penghitungan
Sistem otomatis hitung Selisih (plus/minus)
Isi Keterangan untuk selisih signifikan
Klik Selesaikan Opname

💡 Best Practice Stok Opname

Lakukan opname minimal 1x per bulan
Lakukan di luar jam operasional untuk akurasi
Catat keterangan untuk setiap selisih
Review laporan pergerakan stok sebelum opname

Menyiapkan Resep

Dari menu Farmasi > Resep
Lihat daftar resep yang belum disiapkan
Klik resep untuk melihat detail obat yang dibutuhkan
Siapkan obat sesuai resep
Update status menjadi Ready
Berikan etiket dan instruksi ke pasien
Serahkan ke kasir untuk pembayaran

Laporan Pergerakan Stok

Klik tab Laporan Stok
Pilih periode tanggal
Klik Tampilkan
Laporan menampilkan:
- Stok awal periode
- Penambahan (pembelian)
- Pengurangan (penjualan/resep)
- Stok akhir periode
- Turn over ratio
Export ke Excel/PDF jika diperlukan

💰 Panduan untuk Kasir

Sebagai Kasir, tugas utama Anda adalah memproses pembayaran dan mencetak invoice/kuitansi.

Penagihan

Melihat Daftar Tagihan

Klik menu Penagihan
Daftar tagihan ditampilkan dengan status:
- 🔴 Unpaid - Belum dibayar
- 🟡 Partial - Dibayar sebagian
- 🟢 Paid - Lunas
Gunakan filter untuk mencari tagihan tertentu

Komponen Tagihan

Tagihan otomatis dibuat saat dokter selesai pemeriksaan, terdiri dari:

Biaya Konsultasi - Sesuai tarif dokter
Biaya Obat - Total dari resep
Biaya Tindakan - Total tindakan medis
Biaya Admin - Jika ada
Diskon - Jika diterapkan
Total Akhir - Grand total

Proses Pembayaran

Menerima Pembayaran

Klik tagihan yang akan dibayar
Klik tombol Proses Pembayaran
Pilih Metode Pembayaran:
- 💵 Tunai (Cash)
- 🏦 Transfer Bank
- 💳 Kartu Kredit/Debit
- 🏥 BPJS
- 🏢 Asuransi
Masukkan Jumlah Dibayar
Sistem otomatis hitung Kembalian (untuk tunai)
Tambahkan catatan jika perlu
Klik Simpan Pembayaran

💡 Tips Pembayaran

Verifikasi nominal sebelum simpan
Untuk transfer, cek bukti transfer
Untuk BPJS, pastikan SEP sudah dibuat
Print kuitansi setelah pembayaran

Cetak Invoice & Kuitansi

Dari detail tagihan, pilih:
- Cetak Invoice - Detail rincian biaya
- Cetak Kuitansi - Bukti pembayaran
Preview akan ditampilkan
Klik Print atau Download PDF
Serahkan ke pasien

Laporan Kasir Harian

Klik menu Laporan > Laporan Kasir
Pilih tanggal (default: hari ini)
Klik Generate
Laporan menampilkan:
- Total transaksi
- Breakdown per metode pembayaran
- Total cash on hand
- Daftar semua transaksi
Print untuk serah terima kasir shift

⚠️ Pencatatan Penting

Pastikan semua pembayaran tercatat di sistem. Untuk pembayaran di luar sistem, segera input manual dengan keterangan lengkap.

🔗 Integrasi

Integrasi BPJS

Sistem terintegrasi dengan layanan BPJS untuk memudahkan proses klaim.

Fitur BPJS

✅

Cek Eligibilitas

Verifikasi kepesertaan BPJS real-time

📄

Buat SEP

Generate SEP otomatis untuk kunjungan

💾

Update SEP

Edit data SEP yang sudah dibuat

📊

Laporan Klaim

Export data untuk file klaim

Cara Cek Eligibilitas

Buka halaman detail pasien
Pastikan nomor BPJS sudah terisi
Klik tombol Cek Eligibilitas BPJS
Sistem menampilkan:
- Status kepesertaan (Aktif/Tidak)
- Hak kelas perawatan
- Faskes tingkat 1
- Diagnosa rujukan (jika ada)

Integrasi SATUSEHAT

Sistem terhubung dengan platform SATUSEHAT Kemenkes untuk sinkronisasi data kesehatan nasional.

Data yang Disinkronkan

✅ Data Pasien (Patient Resource)
✅ Data Kunjungan (Encounter)
✅ Vital Signs (Observation)
✅ Diagnosis (Condition)
✅ Resep Obat (Medication Request)

✨ Otomatis Sinkron

Sinkronisasi dilakukan otomatis setiap kali:

Pasien baru didaftarkan
Encounter/kunjungan dibuat
Data pemeriksaan disimpan

💡 Tips & Trik

Shortcut Keyboard

Shortcut	Fungsi
Ctrl + N	Tambah pasien baru
Ctrl + K	Pencarian cepat global
Ctrl + S	Simpan formulir
Ctrl + P	Print/Cetak dokumen
Esc	Tutup modal/popup
F5	Refresh data

Workflow Efisien

⚡ Alur Pasien Baru (Optimal 5-7 menit)

Registrasi (2 menit) - Perawat input data pasien
Vital Signs (2 menit) - Perawat ukur dan input
Pemeriksaan (10-15 menit) - Dokter anamnesis & diagnosis
Resep & Tindakan (2 menit) - Dokter input resep
Pembayaran (2 menit) - Kasir proses billing
Farmasi (3-5 menit) - Apoteker siapkan obat

Tips Hemat Waktu

✅ Gunakan autocomplete search untuk obat dan tindakan
✅ Manfaatkan fitur tab persistence saat input resep
✅ Gunakan filter dan sort di semua tabel
✅ Bookmark halaman yang sering diakses
✅ Simpan template diagnosis untuk penyakit umum
✅ Verifikasi data sebelum simpan untuk hindari edit berulang

Data Safety Best Practices

🔐 Keamanan Data

✅ Logout setiap selesai shift
✅ Jangan share password dengan siapapun
✅ Ganti password berkala (3 bulan sekali)
✅ Jangan akses dari komputer publik
✅ Verifikasi identitas pasien sebelum buka data
✅ Backup data berkala (otomatis dilakukan sistem)

Mobile Access

Sistem fully responsive untuk akses dari smartphone/tablet:

📱 Login dari smartphone atau tablet
👁️ View data pasien dan riwayat
📝 Input vital signs di bed-side
✅ Approve/reject appointment
📊 View dashboard dan laporan

📱 Optimasi Mobile

Gunakan Chrome atau Safari versi terbaru
Pastikan JavaScript aktif
Koneksi internet stabil minimal 3G/4G
Untuk input data banyak, gunakan desktop/laptop

❓ FAQ (Frequently Asked Questions)

Tidak bisa login, apa yang harus dilakukan?

▼

Solusi:

Cek username/email dan password (case-sensitive)
Pastikan akun Anda aktif (hubungi admin)
Clear browser cache dan cookies
Coba browser lain (Chrome, Firefox, Safari)
Hubungi admin untuk reset password

Data pasien tidak muncul, kenapa?

▼

Kemungkinan penyebab:

Filter aktif - cek dan reset filter
Pencarian masih aktif - clear search box
Koneksi internet lambat - refresh halaman (F5)
Session expired - logout dan login kembali

Bagaimana cara menambah obat yang belum ada di database?

▼

Langkah-langkah:

Hubungi Admin atau Apoteker
Admin/Apoteker masuk menu Farmasi > Master Obat
Klik + Tambah Obat
Isi data lengkap obat baru
Obat akan langsung muncul di autocomplete search

Kesalahan input data, bisa diedit atau tidak?

▼

Ya, bisa! Semua data bisa diedit:

Data Pasien: Buka detail pasien > Edit
Rekam Medis: Buka encounter > Tab Pemeriksaan > Edit > Simpan
Resep/Tindakan: Hapus item yang salah, tambah yang benar
Tagihan: Hubungi admin untuk adjustment

Note: Perubahan akan tercatat di log audit.

Cetak tidak keluar / error, bagaimana solusinya?

▼

Troubleshooting:

Pastikan browser mengizinkan popup (disable popup blocker)
Cek setting printer di komputer
Update browser ke versi terbaru
Alternatif: Download PDF dulu, baru print dari PDF viewer
Coba browser lain jika masih error

Sistem lambat, apa yang bisa dilakukan?

▼

Tips optimasi:

Clear browser cache dan cookies
Tutup tab browser yang tidak digunakan
Cek koneksi internet (minimal 3 Mbps)
Gunakan Chrome atau Firefox terbaru
Restart browser jika sudah lama dibuka
Hindari akses di peak hours (11-13, 19-21)

Bagaimana cara mendapat laporan khusus?

▼

Cara akses laporan:

Klik menu Laporan
Pilih jenis laporan yang dibutuhkan
Atur parameter (periode, filter, dll)
Klik Generate
Export ke PDF atau Excel

Untuk laporan custom khusus, hubungi admin atau support.

Apakah data aman dan ter-backup?

▼

Keamanan Data:

✅ Data di-enkripsi dengan SSL/TLS
✅ Backup otomatis setiap hari
✅ Multiple backup location (redundancy)
✅ Retention backup 90 hari
✅ Disaster recovery plan
✅ Comply dengan UU Perlindungan Data Pribadi